BESTUURSREGLEMENT Watersportvereniging “Helius”

Dit Bestuursreglement is opgesteld ingevolge artikel 27 van de statuten van Watersportvereniging “Helius” en goedgekeurd op de Algemene Vergadering van 22 november 2021.

Artikel 1 Tegenstrijdig belang

1. Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden.
2. Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
3. Tijdens iedere bestuursvergadering wordt bij aanvang gevraagd of er ten aanzien van één van de agendapunten sprake is van een tegenstrijdig belang. Dat wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan.
4. Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
5. Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen ) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering.
6. De statuten bepalen dat bij een tegenstrijdig belang van het gehele bestuur de beslissing wordt doorverwezen naar de Algemene Vergadering.
7. Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:
   1. Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de vereniging enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds.
   2. Het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder.
   3. Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg enz. door de vereniging ten behoeve van een bestuurder.
8. Dit reglement wordt minstens éénmaal per jaar gecontroleerd op actualiteit.

Artikel 2 Aansprakelijkheid

1. Het bestuur draagt er zorg voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.
2. Bij het uitvoeren van de bestuurstaken blijven bestuursleden binnen hun bevoegdheden.
3. Bestuursleden handelen conform de wet, statuten en deze bestuursreglementen.
4. Het bestuur gaat geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
5. Het bestuur doet geen betalingstoezeggingen en meldt betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.
6. Het bestuur draagt er zorg voor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
7. Het bestuur draagt er zorg voor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:
   • De financiële toestand van de vereniging.
   • De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
   • De (onderlinge) werkafspraken.
   • De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
   • De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.
8. Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelt het bestuur de volgende zaken
   • Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
   • Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
   • Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
   • Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
   • Vastlegging van de afspraken